Hiện nay  nhiều doanh nghiệp thường xuyên mắc phải một số lỗi cơ bản khi lập thông báo, báo cáo về hoá đơn, dẫn đến dữ liệu khi chuyển vào ứng dụng quản lý hoá đơn của cơ quan thuế lỗi hoặc không nhận. Để không xảy ra các trường hợp trên khi lập thông báo, báo cáo doanh nghiệp cần lưu ý:

1/ Thông báo phát hành hoá đơn gửi qua mạng internet:

- Đính kèm file hoá đơn mẫu: phải đính đúng liên 2 (liên giao người mua) và đầy đủ các các chỉ tiêu (doanh nghiệp thường gửi hoá đơn mẫu thiếu chỉ tiêu nhà in); mẫu số, ký hiệu của hoá đơn mẫu phải trùng khớp với nội dung thông báo phát hành.

- Khi có thay đổi địa chỉ kinh doanh phải cập nhật lại địa chỉ mới trên hệ thống kê khai của doanh nghiệp.

- Khi thay đổi tên doanh nghiệp phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật theo tên mới.

- Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

- Thông báo phát hành hoá đơn tính theo lần phát sinh, dữ liệu thông báo phát hành gửi lại từ lần 2 sẽ không đè dữ liệu trước đó mà sẽ làm trùng nội dung đã thông báo phát hành, do vậy doanh nghiệp không được gửi lại nội dung đã thông báo phát hành.

- Tại chỉ tiêu “6. Thông tin đơn vị chủ quản” trên thông báo phát hành hoá đơn, doanh nghiệp chỉ đăng ký chỉ tiêu này khi sử dụng chung mẫu hoá đơn với đơn vị chủ quản.

2/ Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn (BC26/AC):

- Số hoá đơn phát hành trong kỳ (chỉ tiêu 8, 9): Ngày tháng năm được ghi trên thông báo phát hành thuộc quý nào thì đưa số hoá đơn phát hành vào trong quý đó.

Ví dụ: Ngày ký thông báo phát hành hoá đơn 30/6/2016 (thuộc quý 2/2016), ngày 01/7/2016 gửi cơ quan thuế (thuộc quý 3/2016), ngày bắt đầu sử dụng 01/10/2016 (thuộc quý 3/2016) thì số phát hành này phải đưa vào kỳ báo cáo quý 2/2016.

- Số hoá đơn xoá bỏ (chỉ tiêu 14, 15): bao gồm hoá đơn viết sai chưa giao cho người mua và cả hoá đơn đã giao cho người mua (có biên bản thu hồi).

Cách nhập số xoá bỏ: khoảng cách giữa 2 số là dấu “;” không có khoảng trắng, nếu số hoá đơn xoá bỏ liên tục thì chỉ cần ghi số đầu và số cuối khoảng cách giữa 2 số là dấu “-” không có khoảng trắng giữa 2 chữ số.

- Huỷ hoá đơn (chỉ tiêu 18, 19): Hoá đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp thực hiện huỷ theo Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, ngày nộp thông báo kết quả huỷ thuộc quý nào thì đưa số hoá đơn đã huỷ vào trong quý đó, khi đó mới trừ tồn.

Cách nhập số huỷ: tương tự như như nhập số xoá bỏ.

Ví dụ: Cuối ngày 31/12/2015 Ngân hàng ABC thực hiện huỷ hoá đơn mẫu 01GTKT2/001, ký hiệu AA/15T từ số 789 đến số 1000; ngày 02/01/2016 gửi thông báo kết quả huỷ hoá đơn đến cơ quan thuế. Thì trên kỳ BC26/AC của quý 4/2015 vẫn còn tồn số hoá đơn này, kỳ BC26/AC quý 1/2016 mới đưa số huỷ vào chỉ tiêu 18, 19 và trừ tồn.

Ngoài những lỗi cơ bản như trên cũng có nhiều doanh nghiệp báo cáo nhầm mẫu số, ký hiệu. Ví dụ: thông báo phát hành mẫu 01GTKT3/002, khi báo cáo BC26/AC đánh máy nhầm thành mẫu 01GTKT3/001 hoặc thông báo phát hành ký hiệu VN/15P, BC26/AC là ký hiệu NV/15P, ….

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh rất mong quý doanh nghiệp lưu ý khi thực hiện thông báo, báo cáo về hoá đơn và nộp báo cáo BC26/AC đầy đủ, chính xác và đúng hạn./.

                                                 Ngày 05 tháng 05 năm 2017
                                                      Bộ phận tư vấn pháp lý