HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN CHUẨN MỰC

“CÁC KHOẢN DỰ PHÒNG, TÀI SẢN VÀ NỢ TIỀM TÀNG”

A. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Một khoản dự phòng: Là khoản nợ không chắc chắn về giá trị và thời gian.

Doanh nghiệp được ghi nhận đối với các khoản dự phòng nếu có đủ các điều kiện theo quy định tại đoạn 11 Chuẩn mực kế toán số 18 “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”.

2. Nợ tiềm tàng:

2.1. Nợ tiềm tàng là:

a. Nghĩa vụ nợ có khả năng phát sinh từ các sự kiện đã qua và sự tồn tại của nghĩa vụ nợ này sẽ chỉ được xác nhận bởi khả năng hay xảy ra hoặc không hay xảy ra của một hoặc nhiều sự kiện không chắc chắn trong tương lai hoàn toàn không nằm trong phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp; hoặc

b. Nghĩa vụ nợ hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã qua nhưng chưa được ghi nhận vì:

 Không thể chắc chắn có sự giảm sút về lợi ích kinh tế do việc phải thanh toán nghĩa vụ nợ; hoặc

 Giá trị của nghĩa vụ nợ đó không được xác định một cách đáng tin cậy.

2.2. Doanh nghiệp không được ghi nhận một khoản nợ tiềm tàng.

Các khoản nợ tiềm tàng có thể xảy ra không theo dự tính ban đầu, do đó chúng phải được ước tính thường xuyên để xác định xem liệu sự giảm sút về lợi ích kinh tế có xảy ra hay không. Nếu sự giảm sút về các lợi ích kinh tế trong tương lai có thể xảy ra mà liên quan đến một khoản mục trước đây là một khoản mục nợ tiềm tàng, thì phải ghi nhận một khoản dự phòng vào các báo cáo tài chính của niên độ mà khả năng thay đổi đó có thể xảy ra (Ngoại trừ một số trường hợp không đưa ra được cách ước tính đáng tin cậy).

3. Tài sản tiềm tàng:

3.1. Tài sản tiềm tàng là tài sản có khả năng phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra và sự tồn tại của tài sản này chỉ được xác nhận bởi khả năng hay xảy ra hoặc không hay xảy ra của một hoặc nhiều sự kiện không chắc chắn trong tương lai hoàn toàn không nằm trong phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp.

3.2. Doanh nghiệp không được ghi nhận một tài sản tiềm tàng.

Doanh nghiệp không được ghi nhận các tài sản tiềm tàng trong các báo cáo tài chính, bởi vì điều này có thể dẫn đến việc ghi nhận khoản thu thập mà có thể không bao giờ thu được.

4. Các khoản dự phòng phải trả thường bao gồm:

- Dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm;

- Dự phòng phải trả tái cơ cấu doanh nghiệp;

- Dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó;

- Dự phòng phải trả khác.

5. Khi lập dự phòng phải trả, doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp, riêng đối với khoản dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm được ghi nhận vào chi phí bán hàng, đối với khoản dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh chung.

B. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Để hạch toán kế toán các khoản dự phòng, kế toán sử dụng TK 352 “Dự phòng phải trả”.

Tài khoản 352 “Dự phòng phải trả” dùng để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các khoản dự phòng phải trả tại doanh nghiệp.

1. Hạch toán Tài khoản 352 “Dự phòng phải trả” cần tôn trọng một số quy định sau:

1.1. Một khoản dự phòng phải trả chỉ được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn ba điều kiện sau:

a. Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (Nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra;

b. Có thể xảy ra sự giảm sút về những lợi ích kinh tế dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ; và

c. Giá trị của nghĩa vụ nợ đó được một ước tính đáng tin cậy.

1.2. Giá trị được ghi nhận của một khoản dự phòng phải là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc kỳ kế toán.

1.3. Khoản dự phòng phải trả được lập mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Trường hợp đơn vị phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ (Đặc biệt là các công ty cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán) thì được điều chỉnh dự phòng phải trả vào cuối kỳ kế toán giữa niên độ nếu có sự biến động lớn. Nếu số dự phòng phải trả phải lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch dự phòng phải trả cần lập thêm được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ kế toán đó. Trường hợp số dự phòng phải trả phải lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán đó.

Đối với dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp được lập cho từng công trình xây lắp và được lập vào cuối kỳ kế toán giữa niên độ hoặc cuối kỳ kế toán năm. Trường hợp số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp đã lập lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi tăng thu nhập khác (ghi Có TK 711 “Thu nhập khác”).

1.4. Chỉ những khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả đó.

1.5. Không được ghi nhận khoản dự phòng phải trả cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai, trừ khi chúng liên quan đến một hợp đồng có rủi ro lớn và thoả mãn điều kiện ghi nhận là một khoản dự phòng phải trả.

1.6. Nếu doanh nghiệp có hợp đồng có rủi ro lớn, thì giá trị của nghĩa vụ nợ hiện tại theo hợp đồng phải được xác định và ghi nhận như một khoản dự phòng. Trong trường hợp này phải lập dự phòng riêng biệt cho từng hợp đồng có rủi ro lớn.

1.7. Một khoản dự phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khi có đủ các điều kiện ghi nhận đối với các khoản dự phòng theo quy định tại đoạn 11 Chuẩn mực kế toán số 18 “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”.

1.8. Khi tiến hành tái cơ cấu doanh nghiệp thì nghĩa vụ liên đới chỉ phát sinh khi doanh nghiệp:

a. Có kế hoạch chính thức cụ thể để xác định rõ việc tái cơ cấu doanh nghiệp, trong đó phải có ít nhất 5 nội dung sau:

- Toàn bộ hoặc một phần của việc kinh doanh có liên quan;

- Các vị trí quan trọng bị ảnh hưởng;

- Vị trí, nhiệm vụ và số lượng nhân viên ước tính sẽ được nhận bồi thường khi họ buộc phải thôi việc;

- Các khoản chi phí sẽ phải chi trả; và

- Khi kế hoạch được thực hiện.

 b. Đưa ra được một dự tính chắc chắn về những chủ thể bị ảnh hưởng và tiến hành quá trình tái cơ cấu bằng việc bắt đầu thực hiện kế hoạch đó hoặc thông báo những vấn đề quan trọng đến những chủ thể bị ảnh hưởng của việc tái cơ cấu.

1.9. Một khoản dự phòng cho việc tái cơ cấu chỉ được dự tính cho những chi phí trực tiếp phát sinh từ hoạt động tái cơ cấu, đó là những chi phí thoả mãn cả hai điều kiện:

a. Cần phải có cho hoạt động tái cơ cấu; và

b. Không liên quan đến các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp.

1.10. Một khoản dự phòng cho việc tái cơ cấu không bao gồm các chi phí như:

a. Đào tạo lại hoặc thuyên chuyển nhân viên hiện có;

b. Tiếp thị;

c. Đầu tư vào những hệ thống mới và các mạng lưới phân phối.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 352 “Dự phòng phải trả”:

Bên Nợ:

- Ghi giảm dự phòng phải trả khi phát sinh khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng đã được lập ban đầu;

- Ghi giảm (hoàn nhập) dự phòng phải trả khi doanh nghiệp chắc chắn không còn phải chịu sự giảm sút về kinh tế do không phải chi trả cho nghĩa vụ nợ;

- Ghi giảm dự phòng phải trả về số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết.

Bên Có: Phản ánh số dự phòng phải trả tính vào chi phí.

Số dư bên Có: Phản ánh số dự phòng phải trả hiện có cuối kỳ.

3. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu:

3.1. Khi doanh nghiệp xác định chắc chắn một khoản dự phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp và thoả mãn các điều kiện ghi nhận đối với các khoản dự phòng, khi trích lập dự phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

3.2. Nếu doanh nghiệp có hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó. Các chi phí bắt buộc phải trả theo các điều khoản của hợp đồng như khoản bồi thường hoặc đền bù do việc không thực hiện được hợp đồng, khi xác định chắc chắn một khoản dự phòng phải trả cần lập cho một hợp đồng có rủi ro lớn, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

3.3. Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

Khi xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí bảo hành công trình xây lắp, ghi:

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

3.4. Khi xác định số dự phòng phải trả khác cần lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

3.5. Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu:

(1) Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền liên quan đến thanh toán các nghĩa vụ nợ đã được lập dự phòng phải trả, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

           Có các TK 111, 112, 331,...

(2) Khi phát sinh các khoản chi phí về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu (như: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài,...), ghi:

(3) Trường hợp không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp:

+ Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp, ghi:

Nợ các TK 621, 622, 623, 627

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

           Có các TK 152, 153, 214, 331, 334, 338,...

+ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

           Có các TK 621, 622, 623, 627.

+ Khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá còn thiếu)

           Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

(4) Trường hợp có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp:

+ Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dưới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá còn thiếu)

           Có TK 336 - Phải trả nội bộ.

+ Khi trả tiền cho đơn vị cấp dưới, đơn vị nội bộ về các chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp, ghi:

Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ

           Có các TK 111, 112.

3.6. Cuối kỳ kế toán năm hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (Sau đây gọi tắt là kỳ kế toán), doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả cần lập:

(1) Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi nhận vào chi  phí trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Đối với dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá)

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

(2) Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn phải hoàn nhập ghi giảm chi phí trong kỳ, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

           Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

           Có TK 641 - Chi phí bán hàng (đối với dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá).

(3) Cuối kỳ kế toán giữa niên độ hoặc cuối kỳ kế toán năm, khi xác định số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp phải lập cho từng công trình, ghi:

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

           Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

3.7. Hết thời hạn bảo hành công trình xây, lắp, nếu công trình không phải bảo hành, hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

            Có TK 711 - Thu nhập khác.

3.8. Trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể tìm kiếm một bên thứ 3 để thanh toán một phần hay toàn bộ chi phí cho khoản dự phòng (Ví dụ, thông qua các hợp đồng bảo hiểm, các khoản bồi thường hoặc các giấy bảo hành của nhà cung cấp). Bên thứ 3 có thể hoàn trả lại những gì mà doanh nghiệp đã thanh toán. Khi doanh nghiệp nhận được khoản bồi hoàn của một bên thứ 3 để thanh toán một phần hay toàn bộ chi phí cho khoản dự phòng, kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

           Có TK 711- Thu nhập khác.

3.9. Doanh nghiệp không được ghi nhận các tài sản tiềm tàng trong các báo cáo tài chính vì nếu ghi nhận sẽ dẫn đến tình trạng các khoản thu nhập đã ghi nhận nhưng có thể không bao giờ thu được (Ví dụ, một khoản bồi thường doanh nghiệp đang tiến hành các thủ tục pháp lý khi kết quả chưa chắc chắn). Tuy nhiên, khi việc thu được những khoản này gần như chắc chắn thì tài sản liên quan đến nó không còn là tài sản tiềm tàng (vì doanh nghiệp gần như chắc chắn thu được các lợi ích kinh tế) thì tài sản và thu nhập liên quan phải được ghi nhận trong báo cáo tài chính, khi đó kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112, 138

           Có TK 711 - Thu nhập khác.

3.10. Khi thực hiện Chuẩn mực kế toán số 18 “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng” mà trên TK 335 “Chi phí phải trả” có Số dư Có “Chi tiết số dư trích trước về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp” thì đơn vị kế toán phải chuyển số dư Có từ TK 335 (Chi tiết số dư Có về trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp) sang TK 352 “Dự phòng phải trả”.

C. TRÌNH BÀY BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1. Đối với mỗi loại dự phòng, doanh nghiệp phải trình bày trong bản thuyết minh  báo cáo tài chính:

a. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ;

b. Số dự phòng tăng do các khoản dự phòng trích lập bổ sung trong kỳ, kể cả việc tăng các khoản dự phòng hiện có;

c. Số dự phòng giảm trong kỳ do phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng đã được lập ban đầu;

d. Số dự phòng giảm do các khoản dự phòng không sử dụng đến được ghi giảm trong kỳ.

2. Doanh nghiệp phải trình bày trên Bản thuyết minh báo cáo tài chính các thông tin không so sánh theo quy định từ đoạn 80 đến đoạn 87 của Chuẩn mực kế toán số 18 “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”