Khi cá nhân, tổ chức góp vốn vào doanh nghiệp thì việc góp vốn này phải được thể hiện bằng chứng từ góp vốn. Hiện, chứng từ góp vốn được chia thành 03 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Nếu bên có tài sản góp vốn là cá nhân, tổ chức không kinh doanh

Trường hợp cá nhân, tổ chức không kinh doanh có góp vốn bằng tài sản vào công ty thì chứng từ đối với tài sản góp vốn là:

- Biên bản chứng nhận góp vốn.

- Biên bản giao nhận tài sản.

Trường hợp 2: Nếu bên có tài sản góp vốn là tổ chức, cá nhân kinh doanh

Trong trường hợp này, tài sản góp vốn vào doanh nghiệp phải có các giấy tờ sau đây:

- Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.

- Hợp đồng liên doanh, liên kết.

- Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá theo quy định của pháp luật).

- Kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

Trường hợp 3: Tài sản góp vốn là tài sản mới mua, chưa sử dụng, có hóa đơn hợp pháp được hội đồng giao nhận vốn góp chấp nhận

Khi góp vốn bằng tài sản mới mua, chưa sử dụng, có hóa đơn hợp pháp được hội đồng giao nhận vốn góp chấp nhận thì trị giá vốn góp được xác định theo trị giá ghi trên hóa đơn bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.

Bên nhận vốn góp được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn mua tài sản của bên góp vốn.

Chứng từ góp vốn trong trường hợp này tương tự với chứng từ góp vốn của bên tài sản góp vốn là tổ chức, cá nhân kinh doanh.

Lưu ý: Đối với tài sản góp vốn thành lập doanh nghiệp hoặc liên doanh liên kết thì không chịu thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp nhận tài sản góp vốn được trích khấu hao theo nguyên giá của Biên bản định giá được hai bên thống nhất.