Trang chủ > Văn bản pháp luật > Văn bản về thuế > Thuế TNCN > Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động nghỉ việc không?
1. Cơ sở pháp lý liên quan đến khấu trừ và chứng từ thuế TNCN
Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014), Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC), Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp) có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của người lao động trước khi chi trả.
Về chứng từ khấu trừ thuế TNCN, đây là tài liệu điện tử (từ ngày 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) ghi nhận số thuế đã khấu trừ, bao gồm thông tin như tên người nộp thuế, mã số thuế, khoản thu nhập, số thuế khấu trừ và chữ ký số của đơn vị trả thu nhập. Chứng từ này không bắt buộc xuất hàng tháng mà chỉ cấp theo yêu cầu của người lao động, trừ trường hợp đặc biệt. Doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC), nghĩa là hàng tháng phải nộp tờ khai và số thuế khấu trừ đã nộp vào ngân sách, nhưng chứng từ cá nhân hóa chỉ xuất khi cần thiết.
2. Quy định về thời điểm và hình thức xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng tử.
Đối với cả nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khẩu trừ thuế cho mỗi lần khẩu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cả nhân yêu cầu ( Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không tự động xuất chứng từ hàng tháng, mà chỉ khi người lao động yêu cầu). Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên (không thuộc trường hợp ủy quyền quyết toán thuế), tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khẩu trừ thuế trong một năm tính thuế."
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 31 và 32) quy định thời điểm lập chứng từ là thời điểm khấu trừ thuế, nhưng có thể gộp nhiều lần khấu trừ vào một chứng từ duy nhất trong kỳ tính thuế (khoản 2 Điều 4). Từ năm 2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ phải ở dạng điện tử, sử dụng phần mềm kê khai thuế điện tử (như HTKK hoặc iHTKK) để lập và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế.
Nếu người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có thể xuất gộp chứng từ cho các tháng đã khấu trừ ngay khi họ yêu cầu, mà không cần chờ cuối năm. Việc này giúp người lao động có cơ sở để quyết toán thuế nếu cần, đặc biệt nếu họ có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc muốn hoàn thuế.
Trường hợp không có yêu cầu từ người lao động, doanh nghiệp không bắt buộc xuất chứng từ ngay, nhưng phải lưu trữ dữ liệu khấu trừ để cấp khi cần (thời hạn lưu trữ 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019).
3. Bắt buộc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 1/07/2022
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử ( Hình thức giống như hóa đơn điện tử) đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn trước đó.
4. Cách đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Căn cứ theo Khoản 21, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP trước khi sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN có truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế tổ chức trả thu nhập phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT và được cơ quan thuế chấp thuận.
5. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn
Căn cứ theo khoản 3 điều 34 nghị định 123/2020 được sửa đổi bổ sung tại Khoản 21, Điều 1 – Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thuế TNCN còn tồn như sau:
QUẢN LÝ THÀNH VIÊN
LIÊN KẾT WEBSITE