KÊ KHAI HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH, THAY THÊ, BỎ SÓT
( Theo thông tư 91/2026/TT-BTC, Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Luật 48/2024/QH15)

I: Trường hợp hóa đơn điều chỉnh/ thay thế do sai sót hóa đơn gốc ( T0):

Nếu phát xuất từ lỗi chủ quan / sai sót về số liệu thuế ngay tại thời điểm lập hóa đơn ban đầu.

• Bản chất: Bản chất số liệu kỳ gốc đã bị sai so với thực tế giao dịch tại thời điểm đó.

• Các trường hợp cụ thể:

  1. Nhầm giá / sai thuế suất: Tháng 01 bán hàng giá 100 triệu, thuế 10%, nhưng gõ nhầm hóa đơn thành 120 triệu (hoặc gõ nhầm thuế 8% thành 10%).

  2. Bỏ sót hóa đơn: Tháng 01 đã giao hàng, đã thu tiền hoặc hoàn thành dịch vụ nhưng quên không xuất hóa đơn, đến tháng 04 mới phát hiện ra để xuất bù/xuất điều chỉnh.

  3. Lập trùng hóa đơn: Tháng 01 xuất 2 hóa đơn cho cùng 1 lô hàng.

+ Hóa đơn đầu ra:  Kê khai kỳ gốc (T0)
+ Hóa đơn đầu vào: 
    - Nếu điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế được hoàn kỳ gốc ( T0): Kê khai kỳ gốc (T0)
    - Nếu điều chỉnh chỉ ảnh hưởng thuế GTGT còn được khấu  trừ chuyển sang kỳ sau của kỳ gốc ( T0): Kê khai kỳ phát hiện ( T1)

II: Trường hợp sự kiện phát sinh sau giao dịch gốc ( ko phải do sai sót): Trả hàng, chiết khấu, giảm giá...

VD: Tháng 01/2026 bán hàng, tháng 04/2026 trả hàng

Bên bán kê khai thẳng vào Tháng 04/2026 vì Tháng 01 bán đúng, nhưng Tháng 04 mới phát sinh sự kiện làm thay đổi giá trị.

• Bản chất: Tại thời điểm tháng 01, giao dịch và hóa đơn hoàn toàn chính xác. Nghĩa vụ thuế tháng 01 không bị phản ánh sai tại thời điểm đó. Đến tháng 04 mới phát sinh sự việc mới.

• Các trường hợp cụ thể:

  1. Hàng bán bị trả lại: Tháng 01 bán 100 sản phẩm (hoàn toàn đúng). Đến ngày 15/04, khách kiểm hàng phát hiện 20 sản phẩm bị lỗi nên trả lại, bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh giảm/trả lại.

  2. Chiết khấu thương mại / Giảm giá sau: Tháng 01 bán hàng đúng giá. Đến tháng 04 đạt doanh số quý nên bên bán quyết định giảm giá/chiết khấu và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho tháng 01.

  3. Thay đổi giá trị do nghiệm thu/quyết toán: Hợp đồng dịch vụ xuất hóa đơn tạm ứng/theo tiến độ ở tháng 01, đến tháng 04 quyết toán thực tế giảm xuống.

+ Người bán: Kê khai kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. (T1)
+ Người mua: Kê khai kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. (T1)

III: Trường hợp hóa đơn bỏ sót

+ Sót hóa đơn đầu ra:  Kê khai kỳ gốc (T0)
+ Sót Hóa đơn đầu vào: 
    - Nếu kê khai làm tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế được hoàn kỳ gốc ( T0): Kê khai kỳ gốc (T0)
    - Nếu kê khai chỉ ảnh hưởng thuế GTGT còn được khấu  trừ chuyển sang kỳ sau của kỳ gốc ( T0): Kê khai kỳ phát hiện ( T1)

Lưu ý:
- Hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu khi sai sót chỉ thay thế không dược điều chỉnh

- Trước khi xuất HĐ điều chỉnh hay thay thế ở trường hợp b phải làm biên bản ghi nhận, 2 bên lưu lại để trình khi cơ quan thuế yêu cầu

• Nguyên tắc điều chỉnh là chỉ chọn hoá đơn gốc để điều chỉnh (F1,F2,F3 điều chỉnh F0) , không thực hiện điều chỉnh cho hoá đơn điều chỉnh (F2 không điều chỉnh F1), Nguyên tắc điều chỉnh là tổng giá trị của các HĐ : F0+F1+F2+F3 phải ra số đúng số thực tế. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh

  VD : Hóa đơn số 1 có thuế GTGT 10 triệu ( đúng ra là 9,5 triệu), suất HĐ số 2 điều chỉnh giảm HĐ số 1: 500K. Tuy nhiên do nhầm lẫn HĐ số 2 lại suất tăng 500K ( Bây giờ F0 + F1 = 10 tr + 500K rồi, số mình cần là 9,.5tr). Có 2 cách suất điều chỉnh trong trường hợp này

  TH1:
  - Suất HĐ số 3 điều chỉnh giảm 500K ( hiểu ngầm là để điều chỉnh giảm HĐ số 2)
  - Suất HĐ số 4 điều chỉnh giảm 500K 
  Khi đó tổng GT các HĐ 1,2,3,4= 10.000.000 + 500.000-500.000-500.000 = 9.500.000

  TH2:
  - Suất 1 HĐ số 3 điều chỉnh giảm 1000K 
  Khi đó tổng GT các HĐ 1,2,3,= 10.000.000 + 500.000-1.000.000 = 9.500.000

• Nguyên tắc Thay thế là chọn hoá đơn sai sót trước đó để thay thế F1 thay thế F0, F2 thay thế F1. Không được hủy hóa đơn thay thế

IV: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh, bỏ sót

1/ Khai hóa đơn thay thế

+ VD: Ngày 15/07/2022 xuất hóa đơn số 1 với số tiền 11 triệu, sang ngày 25/08/2022 phát hiện hóa đơn số 1 xuất sai ( đúng ra là 20 triệu ) nên xuất hóa đơn số 15 thay thế cho hóa đơn số 1 ( Thuế GTGT tháng 07/2022 đã kê khai)

• Trên bảng kê đầu ra bên bán thể hiện nội dung như sau: ở dòng hóa đơn số 1 cột diễn giải ghi: bị thay thế bởi hóa đơn số 15, cột tiền hàng bằng 0 ( thể hiện giống hóa đơn hủy). Ở dòng hóa đơn số 15 thể hiện nội dung đúng nhưng ghi ngày hóa đơn số 1 ( ngày 15/07/2022)

Như vậy trên bảng kê bán ra sẽ có 3 loại hóa đơn: Hóa đơn bình thường, hóa đơn hủy và hóa đơn bị thay thế

• Trên bảng kê mua vào của bên mua: xóa bỏ tờ hóa đơn số 1, chỉ cần khai hóa đơn số 15 ( ngày là ngày của hóa đơn số 1 : 15/07/2022) và ghi thay thế cho hóa đơn số 1 ở phần diễn giải

1/ Khai hóa đơn điều chỉnh

• Trên bảng kê mua vào hay bán ra: đều thể hiện cả 2 hóa đơn ( hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh). Hóa đơn điều chỉnh cũng lấy ngày của hóa đơn sai để kê khai ( Nhưng nội dung là nội dung của hóa đơn điều chỉnh)
  ( Ngày chứng từ là ngày 25/08/2022, ngày ghi sổ là ngày 15/07/2022)