Hồ sơ chứng minh tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN gồm những gì?

Căn cứ tại Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ chứng minh miễn thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ như sau:

Tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép

1. Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm ( từ 10h-6h sáng hôm sau), làm thêm giờ  ( là khoảng thời gian làm việc ngoài thời gian làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể) tại nơi làm việc phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động.

Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc, khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho người lao động. Bảng kê này được lưu tại tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Trường hợp không lập bảng kê riêng, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác.

2. Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép phù hợp với quy định về điều kiện và mức tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định tại khoản 3 Điều 113 của Bộ luật Lao động và quy định của Luật Cán bộ công chức, Luật Viên chức.

3. Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức quy định tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Theo đó, tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động sẽ được miễn thuế TNCN.

Theo các quy định trên, tiền lương làm thêm giờ có thể không được miễn thuế TNCN trong các trường hợp sau:

- Làm thêm giờ không đáp ứng điều kiện theo pháp luật lao động, bao gồm không đáp ứng một trong các điều kiện như:

+ Không có sự đồng ý của người lao động;

+ Vượt giới hạn số giờ làm thêm theo quy định (không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày; không quá 12 giờ/ngày trong trường hợp làm việc theo tuần; không quá 40 giờ/tháng; không quá 200 giờ/năm hoặc 300 giờ/năm đối với các ngành, nghề, công việc được phép).

- Tiền lương, tiền công làm thêm giờ vượt mức trả theo quy định của pháp luật thì chỉ phần tiền lương trong mức quy định được miễn thuế, còn phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Như vậy, chỉ khoản tiền lương làm thêm giờ được trả đúng quy định của pháp luật về lao động, đáp ứng đầy đủ điều kiện về thời gian làm thêm và có đủ hồ sơ chứng minh mới được miễn thuế TNCN; các trường hợp còn lại hoặc phần tiền lương vượt mức quy định đều phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Như vậy, có thể thấy hồ sơ chứng minh tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN gồm:

- Lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc, khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho người lao động.

Bảng kê này được lưu tại tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.

- Trường hợp không lập bảng kê riêng, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác.

Lưu ý: Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức quy định tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.